Comment devenir secrétaire indépendante ?

Les entreprises, depuis ces dernières années, font de plus en plus appel à un nouveau mode de fonctionnement en misant sur l’externalisation de certains de leurs services. Le transfert d’activité vers un prestataire externe spécialisé est ainsi devenu une pratique courante. Cette forme de sous-traitance permet ainsi à l'entreprise de se focaliser sur son activité première. Le secrétariat freelance a donc explosé dans le même temps. 

On a vu se multiplier les activités de secrétaire indépendante, télésecrétaire, secrétaire freelance, secrétaire à distance, secrétaire externe qui recouvrent en réalité toutes la même chose : une externalisation du processus administratif. 

Comment devenir secrétaire indépendante ? En quoi consiste le métier de secrétaire freelance et quel statut choisir pour exercer en freelance ? Toutes les réponses sont ici !

Qu’est-ce que le métier de secrétaire indépendante ?

Secrétaire freelance ou secrétaire salarié, il n’y a pas de différence dans les tâches à accomplir. Seul le statut diffère. D’un côté vous êtes à votre propre compte, de l’autre vous êtes salarié d’une entreprise. En tant que secrétaire indépendante vous serez peut-être amenée à travailler pour plusieurs entreprises ou clients à la fois.

L’un des aspects du métier de secrétaire indépendante réside donc dans la gestion de votre portefeuille clients, qui sont généralement des TPE - PME, mais vous pouvez également travailler pour le compte d’associations, d’instituts, voire même de clients particuliers. 

En tant que secrétaire freelance, vous assurez le premier niveau de contact entre la société et l'extérieur en mettant en relation les responsables et leurs clients.

Quelles sont les missions de la secrétaire freelance ?

Devenir secrétaire indépendante recouvre une réalité très diverse. Les missions sont nombreuses et les tâches variées suivant les secteurs d’activité : commerce, santé, justice, etc.

Au même titre qu'une personne salariée, le secrétaire freelance assiste son supérieur hiérarchique dans le domaine administratif. Voici quelques exemples de tâches qui pourront vous être confiées, si vous désirez devenir secrétaire indépendante : 

• accueil des visiteurs : il est possible que votre mission soit effectuée sur site. Vous serez alors amené à accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
• gestion des appels téléphoniques ; 
• prise de rendez-vous ; 
• réception, rédaction et distribution des courriers, e-mails ; 
• organisation des réunions, prise de notes, rédaction de comptes rendus ; 
• classement de documents et de dossiers ; 
• facturation et relances de paiement ;
• etc.

Quelles sont les compétences requises pour devenir secrétaire freelance ? 

Vous aimez le contact humain et l'organisation, tout en ayant le sens des responsabilités ? Le métier de secrétaire indépendant semble fait pour vous ! Très stimulant, il nécessite une excellente communication couplée à une rigueur sans faille. Pour remplir les diverses tâches qui animent la journée d'un secrétaire, mieux vaut être à la fois méthodique et polyvalent. Veillez aussi à renforcer vos compétences en expression écrite pour rédiger facilement les courriers administratifs, les rapports et les emails. L’exercice de la profession de secrétaire indépendante suppose donc les connaissances et compétences suivantes : 

• maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet ;
• maîtrise de la technique de prise de notes ;
• maîtrise parfaite de la langue française écrite et orale ;
• capacité de rédaction et de synthèse ;
• maîtrise d’une langue étrangère (souvent l’anglais) : cette compétence n’est pas obligatoire, elle peut cependant vous être demandée si vous travaillez dans un environnement international.

À ces différentes compétences, viennent s’ajouter des qualités comme être organisé, avoir une rigueur et une méthode de travail, sans faille, pour gérer les priorités et répondre aux différentes demandes. Le ou la secrétaire freelance peut faire face à des situations de stress et d’urgence qu’il faudra gérer. Calme, flexibilité et discrétion sont donc des qualités aussi recherchées par les entreprises qui recrutent. Suivant le secteur d’activité, vous pourrez également être amené à vous spécialiser et acquérir de nouvelles compétences.

Quelles formations suivre pour devenir secrétaire freelance ?

Quelles études faut-il suivre pour exercer en tant que secrétaire freelance ? Choisissez une formation professionnelle, du CAP au BTS. Si vous avez moins de dix-huit ans, privilégiez un bac pro secrétariat ou un baccalauréat STG avec une option en communication et ressources humaines. Vous mettrez toutes les chances de votre côté en poursuivant avec un BTS ou un DUT « assistant de gestion ».
Vous êtes en reconversion et n'avez pas le bac en poche ? Il est toujours possible de suivre des formations, certaines comme celles du CNED sont dispensées à distance et peuvent vous permettre d’obtenir une certification et les connaissances nécessaires pour exercer la profession de secrétaire. 

Voici une liste non exhaustive des formations pour devenir secrétaire freelance :

• Bac pro Gestion administration ;
• Bac techno STMG : il est venu remplacer le  bac STT ;
• BTS Assistant de manager ;
• BTS Assistant de gestion PME-PMI ;
• BUT Carrières juridiques : si vous envisagez par exemple de vous spécialiser dans le secrétariat juridique (cabinet d’avocats par exemple) ;
• BUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA) : le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) vient remplacer le DUT ;
• BUT Gestion administrative et commerciale (GACO) ;
• Licence Administration et gestion des entreprises.

Quelle est la rémunération moyenne d’une secrétaire indépendante ?

En tant que prestataire externe, le secrétaire indépendant fixe lui-même les tarifs de ses missions.

Le tarif varie en fonction de nombreux facteurs :

• son expérience
• le type de mission
• les délais demandés par le client, etc. 

Vous disposez de plusieurs modes de facturation à votre disposition : 

• facturer au temps passé : dans ce cas, en tant que secrétaire indépendante, vous fixez un taux horaire, connu à l’avance par votre client et facturez en fonction du temps passé. 
• facturer à la tâche : vous établissez un prix en fonction d’un type d’opération.  Par exemple pour la retranscription d’un rapport, vous pouvez fixer le tarif unitaire à la page rédigée.
• facturer au forfait : vous pouvez opter pour cette solution, quand la mission proposée est ponctuelle et si les contours sont bien définis à l’avance afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.  Vous proposez alors un prix global à votre client. 

Si on parle en taux horaire moyen, celui-ci est d’environ 20 à 30€ HT/heure, pour une prestation externe à distance. Si la prestation se fait sur site, il faudra plutôt compter de 30 à 35€ HT/heure.  Bien sûr ces tarifs sont à titre indicatif, en tant que secrétaire indépendante, vous fixez librement le montant de vos prestations. 

Votre salaire mensuel dépend du nombre d'heures de travail effectuées. 

Quel statut pour exercer le métier de secrétaire freelance ?

Devenir secrétaire freelance suppose d’exercer votre activité professionnelle avec la qualité de travailleur indépendant. Ainsi à la différence d’un salarié classique, votre activité devra être rattachée à un numéro SIRET. 

Plusieurs solutions s’offrent alors à vous. Vous pouvez lancer votre activité comme micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur). Ce régime vous permet d’être exonéré de TVA. Il ne nécessite pas une gestion comptable aussi stricte qu’en étant dirigeant d’une société (SASU ou EURL). En revanche, le régime de la micro-entreprise a ses limites, puisqu’il est conditionné par des plafonds de chiffre d’affaires. Si votre chiffre d’affaires dépasse certains montants, vous serez dans l’obligation de changer de statut. 

La création de SASU ou d’EURL peut également être une option pour devenir secrétaire indépendante, cependant elle est coûteuse. De plus, la gestion d’une société suppose d’y consacrer du temps et de l’énergie.  

Le portage salarial est une solution beaucoup moins contraignante que la création d’entreprise. Elle est très rapide à mettre en œuvre pour facturer vos clients et vous épargne les tracas administratifs et comptables. 

Quels sont les avantages du portage salarial pour exercer comme secrétaire indépendante ?

Le portage salarial est parfaitement adapté à l’activité de secrétaire freelance. Ce statut, à mi-chemin entre le salariat et l’indépendant, offre de nombreux avantages. 

En choisissant une société de portage salarial, vous devenez salarié porté. À ce titre, vous bénéficiez de tous les avantages du salariat classique : protection sociale (chômage, santé, retraite, etc.), bulletin de salaire, contrat de travail. L’entreprise de portage s’occupe pour vous de la majeure partie des tâches administratives et comptables. Dans le même temps, vous êtes le seul maître à bord pour gérer votre activité. C’est vous qui décidez de la tarification de vos prestations, du choix de vos clients, de votre emploi du temps, etc. 

En conclusion le portage salarial est idéal pour celles et ceux qui veulent être autonome dans leur activité et épaulé dans la gestion administrative et comptable de leur activité. Vous voulez en savoir plus et/ou lancer votre activité de secrétaire indépendante ? N’hésitez pas à contacter les experts de webportage !