Portrait du mois : Élodie AUFFRANC // Assistante de direction indépendante

Âge : 36 ans

Vit à : Pourrières (83)

webportée depuis juin 2018

« C’est [...] essentiel d’avoir une personne au sein de son entreprise qui nous permette d’établir et suivre les objectifs ou encore de trouver des solutions. J’ai donc entrepris de me lancer en indépendante et de proposer ces services-là aux entreprises, leur permettant de bénéficier d’une grande flexibilité et réactivité. »

Savoir-faire : Secrétariat, gestion administrative et commerciale

« Après plus de 14 ans en tant qu’assistante de direction, gestion administrative et comptable ou encore responsable administratif et financier, dans différents secteurs d’activités auprès de TPE ... j’ai remarqué que beaucoup d’entre elles (c’est également valable pour les PME) ne pouvaient se permettre d’engager ou conserver du personnel dans le domaine administratif ou financier par manque de moyen. C’est pourtant essentiel d’avoir une personne au sein de son entreprise qui nous permette d’établir et suivre les objectifs ou encore de trouver des solutions.J’ai donc entrepris de me lancer et proposer ces services-là aux entreprises, leur permettant de bénéficier d’une grande flexibilité et réactivité tout en conservant la confidentialité de leurs activités et me permettant, de mon côté, d’équilibrer vie professionnelle et familiale.Mes prestations sont les suivantes :

• Secrétariat classique : courriers, classement, archivage, gestion agenda…
• Assistance administrative : suivi de dossiers et démarches administratives, gestion, organisation et planification d’évènements, déplacements, réunions ou séminaires…
• Assistance commerciale : gestion administration des ventes, gestion du recouvrement, création PAO, création de site internet …
• Secrétariat technique : gestion administrative du SAV, saisie d’inventaire…
• Et la plus grande partie de mon activité, l’assistance et conseil de gestion : mettre en place les outils de gestion, déterminer les forces et faiblesses ainsi que les opportunités et menaces provenant de l’extérieur, un suivi de l’activité (CA, marges, seuil de rentabilité..), un suivi de trésorerie, un suivi des dépenses, un suivi des recettes (avec le détail des types de ventes ou bien encore des différentes prestations de service), un suivi des stocks, le rapprochement bancaire, classer les documents comptables par type (achats, ventes, frais, immobilisations…) afin de les transmettre au cabinet comptable chargé du bilan, élaborer la facturation, effectuer les règlements des factures fournisseurs, gérer les notes de frais, pointer les règlements des clients, faire l’inventaire, élaborer les données de variable de paie à transmettre à la personne en charge de la paie, aider à fixer des objectifs, accompagner dans l’organisation administrative de l’entreprise (fichier clients, fichier fournisseurs, fichier du personnel… etc). »

Parcours : Des secteurs d’activités hétéroclites

« Ayant travaillé dans différents secteurs d’activités : l’automobile, le commerce de gros, commerce non alimentaire et construction de piscine, la chimie et l’analyse de matériaux et surface, ou encore l’import-export… le travail ne semble jamais le même et chaque nouveau clients et/ou secteur d’activité est un nouveau défi me permettant de renforcer encore un peu plus ma capacité d’adaptation et mon sens de l’organisation. »

Organisation : Faire le point régulièrement avec les clients

« J’organise mon planning en fonction des besoins du client et de mes impératifs personnels. Généralement le matin je consulte les mails et sms de la veille et détermine les priorités en fonction des urgences. Il m’arrive donc parfois de faire des « grosses journées » et d’autre bien plus « allégées ». J’essaie de faire en sorte de rencontrer une fois par semaine ou tous les quinze jours mes clients afin de faire le point. »

Prospection : Le réseau, essentiel

« Le réseau est essentiel, car pour confier tout ou partie de la gestion de son entreprise il faut pouvoir faire confiance. Être recommandé par quelqu’un est donc un gros avantage.Pour vendre mes prestations, je compte sur le bouche à oreille et les réseaux sociaux puis mon site internet qui est un outil qui me permet de présenter mes prestations. »

Tarifs : Des forfaits, en fonction de chaque demande

« Je fixe mes tarifs en fonction de la tâche, si il s’agit d’un besoin spécifique et ponctuel. Mais la plupart du temps, il s’agit plus d’une prestation globale. Nous définissons ensemble la durée et j’adapte mon tarif à la demande (sous forme de forfait généralement). »

Un outil utile : Combo ordinateur et téléphone

« Mon ordinateur portable et mon téléphone sont des outils indispensables. »

Une réussite : Résoudre un problème de trésorerie

« Après avoir mis en place des outils de gestion du suivi de l’activité chez un client et avoir pu déterminer d’où venait son problème de trésorerie puis tout mettre en place pour le rectifier. »

Quelques mots sur webportage :

« J’ai choisi webportage car je souhaitais tester le potentiel de mon activité avant de me lancer. Les avantages de l’offre webportage, selon moi : la flexibilité et la simplicité. »

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« Happy Moment » du quotidien :

« Les jours où j’arrive à aménager mon temps de travail en fonction du planning de mon fils pour pouvoir le récupérer à la sortie de l’école, le mener au parc ou profiter d’un temps en famille tous les 3. »

Portrait chinois digital :

• Si vous étiez une application, vous seriez… ? Stocard qui permet d’enregistrer toutes les cartes fidélité et de libérer de l’espace dans son portefeuille ou sac à main ;)
• Si vous étiez un site web, vous seriez… ? Le mien : helpoffice.fr
• Si vous étiez un réseau social, vous seriez… ? LinkedIn car il permet d’étendre facilement les réseaux professionnels.
• Enfin, si vous étiez un émoticone, vous seriez … ? :)

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