Portrait du mois : Claudie LEPRESTRE // Assistante TPE indépendante

Âge : 36 ans

Vit à : Ancenis (44), entre Nantes et Angers

webportée depuis : Février 2017

« J’aide les entreprises à optimiser leurs ressources, que ce soit par l’externalisation des tâches administratives, commerciales et export, que par le conseil en efficacité ! »

Savoir-faire : aider les entreprises à externaliser leurs ressources

« J’ai créé OPTIM assistance, avec pour objectif d’aider les chefs d’entreprise à gagner en efficacité. Assistante export depuis 15 ans, je fournis aux TPE un service d’aide administrative et commerciale. Pour une société qui se lance à l’international, ce sera un accompagnement opérationnel à l’export, avec la maîtrise de l’anglais, de l’allemand, et des techniques du commerce international.Par ailleurs, j’ai toujours été passionnée par des méthodologies d’efficacité. Cette habitude de l’organisation et de la suppression des gaspillages m’a amenée à renforcer mes compétences par une certification en lean management. Je propose à mes clients du conseil mais aussi de la formation à l’efficacité, comme par exemple la gestion du temps ou la gestion de projets d’amélioration.Travailler en freelance est ce qui répond le mieux à ma soif de challenge : l’accompagnement de dirigeants de start-up, de commerçants, de formateurs, d’agriculteurs, d’entrepreneurs en maçonnerie ou en transport international ... J’aime cette proximité et cette relation de confiance, humaine, qui me lie à chacun de mes clients !

Mes principales prestations sont les suivantes :

• Conseil en organisation professionnelle
• Amélioration/optimisation de processus administratif (lean office) en équipe projet ou en individuel
• Formations individuelles et collectives à l’efficacité professionnelle :
• Gestion du temps
• Mind Mapping®
• Conduite de réunion productive
• Les fondamentaux du lean management
• Les outils du développement personnel pour optimiser ses performances professionnelles
• Assistance administrative et commerciale externalisée

En bref, j’aide les entreprises à optimiser leurs ressources, que ce soit par l’externalisation des tâches administratives, commerciales et export, que par le conseil en efficacité !

Vous êtes débordée ? Je peux vous aider ! ? »

Parcours : d'attachée commerciale à assistante TPE freelance

« J’ai été, pendant une  année, attachée commerciale dans la puériculture. Ce mode de vie en tant que commerciale m’a permis de me centrer sur mes valeurs, notamment par le choix de mes missions.
J’ai ensuite, pendant trois ans et demi, exercé le métier d’assistante export chez Toyota. J’y ai découvert l’excellence opérationnelle du lean management … qui depuis, ne m’a plus quittée.
J’ai également été pendant 6 mois gestionnaire clientèle pour Graco France, en tant que leader opérationnelle du service clients. Ma mission principale était l’optimisation des processus.
Enfin, pendant 9 ans, j’ai exercé en tant qu’assistante export trilingue anglais-allemand dans l’industrie agro-alimentaire, au sein de Père Dodu (responsabilité administrative et commerciale,  opérationnelle, optimisation de processus transversaux, expérience très large de la gestion ADV et commerciale du marketing à la gestion de commandes, en passant par la gestion de stocks, logistique, réclamations, ordonnancement, prévisions, arbitrages, recouvrements, mise aux normes des étiquetages, traductions techniques…).

Depuis 2017, j’ai le bonheur de travailler en freelance. Un statut qui me permet aujourd’hui d’exprimer toute l’énergie qui sommeillait en moi. Le statut de freelance, c’est de la reconnaissance manifestée par les clients, du bouche à oreille, de la diversité des missions, travailler complètement en phase avec ses valeurs et laisser s’exprimer son potentiel : gestion de projet lean office, création de sites Internet, mise en place du processus ADV d’une start up, récupérer 2 ans de retard administratif pour un agriculteur qui se sent égaré, établir un plan d’action gagnant pour un entrepreneur démoralisé, donner les moyens à une assistante débordée de se structurer et s’organiser au quotidien pour gérer son temps, durablement et en autonomie, etc. »

Organisation : une planification sans failles

« Je garde une demi-journée par semaine pour travailler pour moi (saisie des frais, factures, déplacements, prospecter, me former et m’informer …). Le reste du temps, j’ai plusieurs demi-journées par semaine, modulables au besoin pour des clients réguliers sur site (urgence, imprévu, impératif d’un client). Le temps restant est généralement rempli au fur-et-à-mesure, par  les missions de conseil, formation ou assistance administrative et commerciale ponctuelles. Le vendredi soir, je planifie ma semaine suivante et jette un œil à celles qui suivent. Le dernier jour du mois, j’établis mes factures et fais le point sur mes frais, déplacements et ventes pour suivre la rentabilité de mon activité. Enfin, tous les soirs, je mets à jour le relevé de prestations, que je partage en ligne avec mes clients. Il sert à la facturation et à tenir informé le client en temps réel sur sa « consommation » du mois. »

Prospection : réseau professionnel, ateliers thématiques et partenariats

« Je me suis tissée un réseau professionnel assez complet. Je travaille en partenariat avec des indépendants. Nous nous apportons des affaires et du soutien, mutuellement.  J’ai un site internet qui vient souvent compléter les rencontres physiques que je fais. Mes prospects et partenaires ressentent ma passion, ma personnalité, mon empathie et ma bienveillance.

Il m’arrive de travailler à perte, ou presque, en animant des ateliers thématiques pour des associations d’entrepreneurs. Cela apporte un aperçu de mes prestations et donc des clients et de la visibilité positive. Le ROI est bien meilleur que lorsque je réalise des campagnes d’e-mailing pour proposer mes services à des prospects ciblés !

J’entretiens aussi des relations de partenariat avec des prescripteurs tels que les CCI, CMA et experts-comptables.Je paie un référencement sur une plateforme de formation professionnelle mais à ce jour, je n’ai eu que des demandes peu sérieuses via ce biais, qui me coûte en plus 100 € par mois… »

Tarifs : de base, entre 40 et 120€ HT/h

« J’ai différents taux horaires en fonction de la complexité du type de prestations, du temps de préparation nécessaire, des frais de déplacement, du potentiel du client en prestations complémentaires, en termes de référence pour mon image ou de recommandations possibles pour la suite.

Mes tarifs de base varient de 40 €HT/h pour de l’assistance administrative simple à 120 € HT/h pour le conseil en organisation ou formation individuelle.

Certains clients (comme les CCI) imposent leurs tarifs. Libre à moi de m’y conformer ou de refuser la mission. »

Un outil utile : Mind Mapping

« Le Mind Mapping (ou carte mentale en français) qui permet de représenter des idées de manière graphique. C’est un outil très utile pour structurer l’information, afin de mieux la comprendre, l’analyser et la synthétiser. »

Une réussite : redonner le sourire et la confiance à une assistante stressée

« Véronique est une assistante très compétente et consciencieuse, mais malheureuse car stressée et débordée. Elle avait besoin d’un coup de pouce organisationnel : en trois séances individualisées de 3 heures, axées sur la gestion du temps et l’amélioration du processus administratif au cœur de sa fonction, elle a aujourd’hui retrouvé le sourire et la confiance en elle, a retrouvé une relation saine avec ses collègues, sait prioriser ses tâches et dire non. Un chantier 5S* physique et numérique, en complément de l’optimisation du processus et de la documentation de la nouvelle procédure, lui a permis de trouver la sérénité professionnelle de manière saine et durable.

Elle et son responsable sont tellement satisfaits des résultats obtenus que des prestations complémentaires sont prévues pour fin 2018 et début 2019, auprès de ses collègues en individuel et en collectif concernant la conduite de réunion et le mind mapping ?. »

Quelques mots sur webportage : sérieux, réactivité et commission raisonnable

« Sérieux, n° de déclaration d’activité formateur et Datadock, personnalisation des devis et factures avec logo, commission raisonnable, gestion en ligne. webportage, c’est aussi une des commissions les moins chères du marché.

Ce que j’aime chez webportage : la réactivité, la possibilité de générer un bulletin de salaire à 0 pour optimiser les allocations chômage et la gestion globale en ligne très pratique ! »

→ Je m'inscris en portage salarial

Racontez-nous votre « Happy Moment » du quotidien

« Après avoir longuement serré mes enfants dans mes bras pour leur dire « bonne nuit », je prends ma guitare : gratter et chanter pour me ressourcer. »

Portrait chinois digital

• Si vous étiez une application, vous seriez… ? Google agenda

• Si vous étiez un site web, vous seriez… ? www.optimassistance.com, ça c’est tout moi, mes valeurs, ma joie de vivre, mon plaisir de transmettre et de soulager les problèmes (les bobos) de mes clients ?

• Si vous étiez un réseau social, vous seriez… ? LinkedIn

*5S : technique de gestion japonaise visant à améliorer, en continue, les tâches effectuées dans une entreprise.