Les outils 2019 pour travailler efficacement et gagner du temps

Comme le dit le vieil adage : “Le temps, c’est de l’argent.” Si vous avez du mal à organiser vos journées de travail, que vous ne savez plus où donner de la tête, que vous ne savez pas par quoi commencer... Cet article est fait pour vous. Voici nos bons tuyaux et des outils pour vous aider à travailler efficacement et gagner du temps, dans votre quotidien de super freelance indépendant(e) !  

Trello, l’outil de gestion de projet en ligne

Utilisé par + de 10 millions de personnes à travers le monde, Trello est un peu l’outil indispensable de gestion de projet. Facile à prendre en main, même pour les plus novices, Trello permet de gérer et organiser votre travail de freelance. Composez des tableaux, eux-mêmes composés de listes (“à faire”, “en cours”, “terminé”, “à valider” … à vous de voir), elles-mêmes constituées de cartes (vos projets, en quelque sorte). La flexibilité de l’outil est infinie et s’adapte à tout type d’activité indépendante et pas que ! À vous de le modeler, à votre façon, en fonction de votre type d’activité et de vos différents projets.

Le prix : gratuit + des fonctionnalités avancées payantes

Google Drive, pour stocker et partager vos documents en toute sécurité

Google Drive c’est quoi ? Un espace de stockage en ligne de 15 Go, gratuit et accessible facilement (il suffit d’avoir un compte Google … qui n’en n’a pas aujourd’hui ? ? ). C’est l’outil collaboratif par excellence pour tous, que vous soyez freelance ou non, avec des avantages non négligeables :

• 15 Go de stockage, gratuitement ;
• Google Drive ne requiert pas d’installation ;
• Plusieurs utilisateurs peuvent travailler, simultanément, sur un même fichier ;
• Google Drive est compatible avec tous types d’appareils (ordinateurs, smartphones, tablettes…) et ne nécessite pas de mises à jour ;
• Photos, vidéos, PDF, présentations, fichiers Office, vidéos, musiques : tout peut être stocké sur le Drive ;
• Les fichiers sont stockés sur un espace sécurisé et restent privés, sauf si vous décidez de les partager ;
• Vous pouvez inviter d’autres personnes à consulter, modifier ou commenter vos documents stockés, qu’ils aient un compte Google ou non.

Le prix : gratuit - version Pro payante avec davantage d’espace de stockage et de fonctionnalités

Google Keep, pour gagner du temps dans votre prise de notes, où que vous soyez !

Proposé par Google, cet outil permet de prendre des notes où que vous soyez : chez vous, chez un client, dans le bus, à une réunion avec un presta ..! Les avantages :

• GoogleKeep est totalement gratuit ;
• Il est facile à utiliser, intuitif, que ce soit sur ordinateur ou sur smartphone ;
• Ludique, les notes sont customisables avec des codes couleurs, des images, des dessins qui facilitent la prise de notes ;
• Vous pouvez partager vos notes avec vos collaborateurs ;
• Vous pouvez exporter vos notes sur Google Drive ? ;
• Enfin, vous pouvez programmer des rappels pour chaque note, pour ne rien oublier !

Le prix : gratuit

Meetup, pour réseauter facilement autour de chez vous

Quand on est freelance, il est primordial de rester connecté(e) avec le monde extérieur si on ne veut pas devenir un(e) ermite du travail ?Développer son réseau, rencontrer des groupes de personnes autour de thèmes qui vous intéressent : c’est l’objectif de Meetup, un moteur de recherche vous permettant de trouver des rendez-vous “rencontres” proche de chez vous, sur les thèmes qui vous intéressent ! Il y a notamment la catégorie “Carrière et Business”, qui est la plus adaptée aux travailleurs indépendants souhaitant développer leur réseau professionnel. ?

Le prix : gratuit

Mailchimp ou Mailjet, pour créer des campagnes e-mailing efficaces

Chouchouter votre clientèle est l’une de vos priorités en tant que freelance. Montrez-leurs que vous pensez à eux ! Et pour ne pas perdre de temps à rédiger et mettre en page vos campagnes e-mailing, pourquoi ne pas utiliser Mailchimp ou Mailjet ? Ces outils vous permettent d’utiliser des modèles d’e-mailing simples mais surtout efficaces pour fidéliser vos clients. Vous bénéficiez également de statistiques avancées à chacun de vos envois, pour vous améliorer à chaque nouvelle e-campagne ! ?

Le prix : à partir de 0€/mois pour la version de base de Mailjet ou Mailchimp. Payant (entre 7€ et 9€/mois pour une version plus avancée).

Calendly pour planifier vos réunions sans envoyer et recevoir d’e-mails

Les allers-retours de mails pour planifier une réunion : ça suffit ! Calendly le fait désormais pour vous. Facile d’utilisation, il vous suffit de donner à Calendly vos disponibilités. Vous partagez ensuite votre lien calendly par e-mail, sur votre site web, dans votre signature de mail … partout où vous le souhaitez !Les personnes souhaitant prendre rendez-vous avec vous n’ont qu’à cliquer sur ce lien et choisir le créneau qui leur convient. Vous recevez alors une notification par e-mail de votre nouveau rendez-vous et il est ajouté dans votre agenda. C’est magique ! ✨

Le prix : version de base à 0€/mois.

RescueTime, pour arrêter de procrastiner

La procrastination est certainement la pire ennemie du travailleur indépendant. L’outil RescueTime vous permet d’analyser clairement le temps que vous passez sur chaque application de votre ordinateur, si vous êtes productif, si vous avez atteint vos objectifs …. RescueTime a pour objectif de vous rendre plus productif, de jour en jour, grâce à des “goals” que vous vous fixez (ne pas passer plus de 1h à traiter vos e-mails le lundi matin par exemple ..!). Mettez en place des actions. Par exemple : une alarme dès que vous passez plus d’une heure et demi sur Facebook …! ⏱Cet outil sera particulièrement utile pour celles et ceux dont le temps de travail se déroule à 99,9% du temps derrière un ordinateur. Les distractions sont nombreuses sur Internet … RescueTime sera là pour vous sauver.

Le prix : version de base à 0€/mois, version Premium à $9/mois ou $72/année.

Slack, pour interagir facilement avec ses clients et presta

Slack est particulièrement adulé par les personnes allergiques aux e-mails (on les comprend !). De la petite start-up à la grosse agence de pub, Slack est un logiciel collaboratif gratuit, largement plébiscité. Le plus gros avantage de Slack est son chat. Il permet de discuter en privé ou en équipe, en direct et sans passer par des énièmes échanges d’e-mails. La prise de décision est rapide, la communication facilitée. L’autre avantage est qu’il peut être directement relié à d’autres applications telles que Trello, Google Drive ou Mailchimp … bref, vous pouvez suivre en direct ce qu’il se passe sur vos documents partagés, et vous échangez en direct avec les personnes concernées. Enfin, dernier gros avantage : cet outil est multi-devices (ordinateur, tablette, smartphone…). Il vous suivra partout, lors de vos déplacements ! Bref, Slack est l’outil idéal pour rester connecté(e) avec votre équipe de travail ou même avec vos clients. Ne perdez plus de temps à attendre une réponse à votre mail, chatter en direct ??

Le prix : version de base gratuite.

Canva, pour les novices en graphisme qui n’ont pas de temps à perdre !

Pour les freelance novices du graphisme et des réseaux sociaux (et dont ce n’est pas le coeur de métier), Canva est l’outil indispensable pour créer facilement et rapidement des visuels attractifs. Les avantages de cet outil en ligne :

• créer des documents graphiques et des visuels, sans logiciel à installer sur votre ordinateur ;
• sa facilité d’utilisation, qui ne requiert aucune connaissance en PAO ;
• des visuels libres de droits sont mis à votre disposition (payants ou gratuits) ;
• choisissez ce que vous souhaitez concevoir : une affiche, un flyer, une image pour Facebook, une image pour Twitter, … les formats sont prédéfinis, pour vous faciliter la vie ;
• des milliers de modèles sont mis à votre disposition. Vous n’avez qu’à les adapter à votre sujet ;
• enfin, c’est une source inépuisable d’inspiration.

Le prix : gratuit.

Et vous, quels sont vos outils préférés pour gagner du temps dans votre activité ? Et pour optimiser votre productivité ?